Stok minimum dihitung dari rata-rata penjualan harian × lead time supplier, ditambah safety stock sebagai bantalan ketika penjualan melonjak atau kiriman terlambat. Stok maksimum adalah stok minimum ditambah kebutuhan selama satu siklus pemesanan. Begitu stok menyentuh titik minimum, sistem memesan sebanyak selisih menuju stok maksimum. Dua bahan bakunya hanya: seberapa cepat barang terjual, dan seberapa lama supplier datang.
Apa Saja yang Perlu Diukur Lebih Dulu?
Semua rumus di bawah ini berdiri di atas dua angka. Kalau kedua angka ini asal-asalan, rumus secanggih apa pun tidak akan menolong.
1. Rata-rata penjualan harian (ADS)
Berapa unit barang ini terjual per hari, rata-rata. Ambil dari data penjualan riil, bukan perkiraan. Tiga catatan penting:
- Pakai periode yang cukup panjang — 30 sampai 90 hari — supaya lonjakan sesaat tidak mendominasi.
- Buang hari kosong. Kalau barang sempat habis selama seminggu, hari-hari itu mencatat penjualan nol bukan karena tidak laku, melainkan karena tidak ada barang. Ikut dihitung, ADS-nya jadi terlalu rendah, dan barang itu akan kosong lagi. Ini kesalahan yang paling sering dan paling merusak.
- Perhatikan musim. Barang Lebaran, tahun ajaran baru, atau musim hujan punya pola sendiri.
2. Lead time supplier
Berapa hari dari pesanan dikirim sampai barang benar-benar berdiri di rak — bukan janji supplier, melainkan catatan nyata Anda sendiri. Hitung dari tanggal PO sampai tanggal barang diterima, lalu ambil rata-ratanya. Kalau lead time-nya sangat bervariasi, itu sendiri sudah informasi penting: supplier tersebut butuh bantalan lebih tebal.
Lead time yang dipakai harus berasal dari riwayat penerimaan barang Anda, bukan dari yang dijanjikan supplier saat negosiasi. Selisih antara keduanya justru salah satu penyebab kekosongan yang paling sering.
Bagaimana Rumus Stok Minimum dan Maksimum?
Faktor pengaman mencerminkan seberapa besar risiko yang Anda tanggung bila barang kosong. Sebagai titik awal yang wajar:
| Sifat barang | Faktor pengaman | Alasan |
|---|---|---|
| Penarik pembeli, tidak boleh kosong | 0,5 – 1,0 | Kosongnya merusak kepercayaan, pembeli pindah toko |
| Umum, ada penggantinya | 0,3 – 0,5 | Pembeli mau mengambil merek lain |
| Berputar lambat | 0,1 – 0,3 | Menumpuk lebih merugikan daripada kosong |
| Mudah rusak / kedaluwarsa | 0,1 – 0,2 | Kelebihan stok berubah jadi kerugian langsung |
Jangan lupa barang dalam perjalanan. Pesanan yang sudah dikirim tetapi belum diterima harus ikut diperhitungkan. Kalau tidak, sistem akan memesan lagi barang yang sebenarnya sudah di jalan — dan inilah penyebab paling umum stok menumpuk pada sistem otomatis.
Contoh Perhitungan Lengkap
Angka berikut adalah contoh ilustrasi. Sebuah minimarket menjual satu merek minyak goreng:
| Rata-rata penjualan harian (ADS) | dari 60 hari terakhir, hari kosong dibuang | 12 pcs/hari |
| Lead time supplier | rata-rata riwayat penerimaan | 4 hari |
| Faktor pengaman | barang penarik pembeli | 0,5 |
| Siklus pemesanan | pesan sekali seminggu | 7 hari |
Maka:
| Kebutuhan selama lead time | 12 × 4 | 48 pcs |
| Safety stock | 12 × 4 × 0,5 | 24 pcs |
| Stok minimum (titik pesan) | 48 + 24 | 72 pcs |
| Kebutuhan satu siklus | 12 × 7 | 84 pcs |
| Stok maksimum | 72 + 84 | 156 pcs |
Ketika stok tersisa 72 pcs dan tidak ada barang dalam perjalanan, sistem memesan 156 − 72 = 84 pcs. Kalau sudah ada 30 pcs dalam perjalanan, yang dipesan hanya 54 pcs.
Kalau minyak goreng dikirim per karton isi 12, angka 84 pcs pas 7 karton. Tetapi 54 pcs berarti 4,5 karton — dan supplier tidak mengirim setengah karton. Pembulatan ke kelipatan kemasan harus dilakukan sistem, bukan diserahkan ke petugas yang memesan.
Apa yang Membuat Pemesanan Otomatis Gagal?
Sistem pemesanan otomatis yang dimatikan penggunanya hampir selalu punya salah satu dari empat masalah ini:
- Hari kosong ikut dihitung sebagai penjualan nol. Barang yang sempat habis akan tampak "kurang laku", ADS-nya turun, pesanannya dikurangi, lalu habis lagi. Lingkaran ini memperburuk dirinya sendiri sampai barang mati di sistem padahal laris di kenyataan.
- Barang dalam perjalanan tidak diperhitungkan. Sistem memesan ulang barang yang sudah di jalan, gudang penuh, lalu semua orang berhenti percaya pada usulan pesanannya.
- Lead time memakai janji, bukan catatan. Supplier bilang dua hari, kenyataannya lima. Bantalannya kurang tiga hari, dan barang kosong secara berkala tanpa ada yang tahu sebabnya.
- Barang promo dihitung dengan ADS normal. Penjualan selama promo bisa berlipat. Kalau periode promo ikut masuk perhitungan rata-rata tanpa penanda, sistem akan memesan berlebihan setelah promo berakhir.
Sistem yang baik mengusulkan jumlah pesanan dan menunjukkan alasannya — ADS sekian, lead time sekian, stok sekian — lalu manusia yang memutuskan. Buyer tahu hal-hal yang tidak diketahui sistem: supplier sedang bermasalah, akan ada acara besar di dekat toko, atau kompetitor baru saja buka. Otomatisasi yang tidak bisa dikoreksi manusia akan ditinggalkan.
Stok minimum dan maksimum bukan angka yang ditetapkan sekali lalu dilupakan. Keduanya bergerak mengikuti ADS dan lead time yang juga bergerak. Yang perlu Anda pastikan hanya dua hal: ADS dihitung dari data bersih (hari kosong dibuang, promo ditandai), dan barang dalam perjalanan selalu ikut dihitung. Dua hal itu saja sudah menyelesaikan sebagian besar kegagalan pemesanan otomatis.
Ingin pemesanan barang yang menghitung sendiri dan bisa Anda koreksi?
PRS Retail System menghitung ADS dari penjualan riil per toko, memperhitungkan barang dalam perjalanan, membulatkan ke kelipatan kemasan supplier, lalu menyajikannya sebagai usulan yang tetap bisa diubah buyer. Demo gratis dengan data skenario toko Anda.
Jadwalkan Demo Gratis →